Organiser un cocktail d’entreprise convivial exige une mûre réflexion, une bonne planification et une organisation efficace. Les conseils expliqués dans ce guide vous aideront à réussir ce type d’évènement. Du choix du lieu à la personnalisation de l’expérience, découvrez les règles d’or pour des rencontres professionnelles chaleureuses et conviviales.
Choisir le bon lieu et le bon moment
Pensez à l’accessibilité pour tous vos invités. Si certains d’entre eux doivent voyager, choisissez un lieu facilement accessible depuis les principaux moyens de transport. De plus, le lieu doit correspondre à l’ambiance que vous souhaitez créer. Pour une soirée formelle, optez pour un endroit élégant comme un restaurant ou un hôtel. En revanche, pour un événement plus informel, envisagez des espaces décontractés comme un :
- jardin ;
- loft ;
- espace de réception ;
- bar.
Visitez personnellement les lieux potentiels qui vous semblent attirants. Vérifiez s’ils disposent d’équipements audiovisuels, d’espaces pour les activités de groupe et de zones de restauration. Demandez également si vous pouvez personnaliser la configuration de l’espace.
Pour ce qui est du choix de la date, jetez d’abord un œil sur le calendrier de votre entreprise. Vous pouvez également utiliser des outils de planification en ligne pour recueillir les disponibilités de vos invités. Réservez le lieu bien à l’avance, car les endroits populaires se remplissent rapidement.
Soigner la communication
Communiquez avec vos invités suffisamment tôt, de préférence plusieurs semaines à l’avance, pour qu’ils puissent réserver la date. Envoyez des invitations élégantes par e-mail ou par voie postale, en incluant toutes les informations pertinentes : date, heure, lieu, et dress code s’il y en a.
Créez également un site web ou une page d’événement dédiée où les invités peuvent trouver des informations supplémentaires, des mises à jour et même des photos de l’emplacement.
Offrir une variété de boissons et de nourriture
Pour satisfaire tous les goûts et besoins alimentaires, proposez une variété d’options. Consultez des experts en mixologie pour élaborer un menu de cocktails créatifs qui reflètent l’identité de votre entreprise. Donnez des alternatives de boissons sans alcool pour les invités qui ne boivent pas d’alcool.
Les amuse-bouches et les hors-d’œuvre doivent être délicieux et variés, avec des options pour les végétariens, les végétaliens et les personnes ayant des allergies alimentaires.
Pour créer une expérience gastronomique interactive, envisagez de mettre en place des stations de dégustation où les invités peuvent personnaliser leurs plats ou leurs boissons. Par exemple, une station de création de cocktails personnalisés ou un bar à huîtres ajouteront une touche spéciale à votre événement.
Favoriser les interactions
L’un des objectifs principaux d’un cocktail d’entreprise est de favoriser l’interaction entre les participants. Pour ce faire, la disposition de l’espace est cruciale. Créez des zones propices aux discussions en disposant des sièges confortables et des espaces lounge dans la salle. Les tables rondes encouragent également la conversation.
En plus de l’aménagement de l’espace, organisez des activités de team building ou des jeux pour encourager la communication. Des jeux de société géants, des quiz sur l’entreprise ou des ateliers de résolution de problèmes en équipe peuvent renforcer les liens entre les collègues.
Fournissez des badges avec les noms et les postes des participants pour faciliter les conversations et les mises en réseau.
Prévoir un divertissement approprié
L’ajout d’un élément de divertissement peut rendre votre cocktail d’entreprise plus agréable et mémorable. Pour choisir le bon divertissement, tenez compte de l’ambiance de l’événement et des intérêts de vos invités.
Si vous recherchez une ambiance musicale, envisagez de faire appel à un groupe de musique live ou à un DJ qui peut jouer une playlist adaptée. Pour un aspect plus interactif, un magicien ou un slameur divertiront sûrement les invités.
Dans le cas où vous souhaitez lier le divertissement à votre secteur d’activité, invitez un conférencier ou un expert pour une présentation intéressante. Cela peut susciter l’enthousiasme parmi vos invités et stimuler des discussions pertinentes.
À retenir : si vous envisagez d’organiser un cocktail d’entreprise au sein d’un restaurant ou bien si vous souhaitez commander des cocktails prêt-à-déguster, visitez le site Deliver by Linkeo. De nombreux restaurants, bars, lounges et fast-foods proposent leurs produits via la plateforme.