Quelle que soit la taille d’une entreprise, l’archivage physique et électronique de documents figure parmi les règles d’or du management entrepreneurial. Au sein de certaines entités, les archives sont stockées chronologiquement dans une salle spécifique. Ce simple fait nous permet de confirmer le caractère essentiel de l’archivage. Les lignes suivantes vous permettront d’en découvrir les raisons.
Une imposition réglementaire
La réglementation commerciale, administrative et financière en vigueur stipule que tous les documents physiques et électroniques d’une entreprise doivent être minutieusement classés, archivés et conservés durant au moins 10 ans, avant d’être détruits. L’irrespect de cette règle d’or est considéré comme un acte frauduleux par la justice française et est passible, selon le cas, d’une lourde amende ou d’une peine d’emprisonnement. Voici une liste des documents devant nécessairement faire l’objet d’un archivage :
- Les manuels de procédures ;
- Les pièces justificatives ;
- Les factures reçues et émises ;
- Les documents d’appel d’offre ;
- Les dossiers traités et non traités ;
- Les contrats conclus avec les fournisseurs et les clients.
Un témoin de l’histoire d’une entreprise
Une entreprise est une personne morale. En tant que telle, elle s’identifie par son histoire. Vue sous cet angle, l’importance de l’archivage des documents va au-delà de l’imposition réglementaire. En effet, cela reflète fidèlement l’histoire de l’entreprise. Les grandes lignes d’un parcours entrepreneurial nécessairement archivé sont les suivantes :
- Les défis relevés ;
- Les succès ;
- Les prix remportés ;
- Les obstacles affrontés ;
- Les échecs.
Un outil de contrôle pertinent
Avant tout, il faut savoir que lors d’une opération de contrôle de gestion et d’une mission d’audit interne ou externe, c’est l’archive qui est remise en question. L’objet de ces investigations est de vérifier la cohérence des pièces justificatives archivées par une entreprise et des faits réels. En effet, une seule incohérence peut occasionner d’énormes pertes pour l’entité ou faire l’objet d’une assignation pour fraude fiscale. Par ailleurs, le contrôle des archives est un moyen pertinent de découvrir les manœuvres frauduleuses d’un employé, de constater les compétences d’un comptable ou d’effectuer un comparatif avec les anciens bilans financiers. Bref, l’archivage est essentiel pour une entreprise, car c’est un outil de contrôle pertinent.
Une référence stratégique fiable
L’archivage des documents est vital pour les dirigeants d’une entreprise, car il constitue une référence stratégique fiable. En effet, les dirigeants actuels d’une entreprise ne connaissent pas nécessairement les détails du parcours déjà effectué. Les cas d’oubli peuvent également arriver. L’archivage des documents permet de prévenir les erreurs conceptuelles ou stratégiques provoquées par des cas similaires. Généralement, le comité managérial peut s’y repérer afin de déterminer les failles des précédentes décisions ou de rénover une ancienne solution digitale pertinente pour fidéliser la clientèle. Ici, l’objectif est d’évaluer les anciennes pratiques et d’éviter de refaire les mêmes erreurs.
Un repère culturel
L’archivage de documents est essentielle, car il permet d’identifier une entreprise. En effet, les archives peuvent constituer un repère culturel pour chaque membre d’une entreprise. Une archive convenablement tenue renferme des informations pertinentes permettant aux nouveaux collaborateurs d’une entreprise d’avoir un avant-goût de l’ambiance de travail qui y règne. Ces données peuvent également constituer des rappels pour certains.
- La culture entrepreneuriale appliquée ;
- Les modalités de recrutement ;
- Les règlements intérieurs ;
- Les valeurs véhiculées ;
- Le mode de gestion et de fidélisation du personnel ;
- Le code d’éthique et de déontologie à respecter ;
- Les conseils de sécurité incendie ;
- Les dates marquant son histoire ;
- Les modalités de célébration événementielles.
Bref, les documents archivés permettent à une tierce personne de recueillir des informations pertinentes sur la culture d’une entité donnée.