Dans toutes les entreprises qui se respectent, la gestion des archives est indispensable afin d’assurer la survie économique des sociétés. Selon les besoins de chaque société, plusieurs techniques sont disponibles. Grâce à cet article, découvrez quelle méthode adopter en termes d’archivage en entreprise : internalisation ou externalisation ?
Le principe de l’archivage en entreprise
L’archivage en entreprise ne rend pas beaucoup de temps. Cependant, une bonne organisation doit être mise en place afin de faciliter la recherche et le classement des données. C’est aussi un bon moyen de répondre à différents enjeux : légal, stratégique, financier et historique.
Dans une entreprise, les archives doivent être classées en différentes catégories. Il y a par exemple les archives de consultation courante ou les archives vivantes qui regroupent les affaires en cours. Elles doivent posséder un accès rapide. En ce qui concerne les archives intermédiaires, elles concernent les fichiers qui ne servent pas beaucoup à l’entreprise. Toutefois, vous devez les conserver pour servir de preuves en cas de litige. Pour ce qui est des archives définitives, elles désignent les documents à conserver pour servir d’histoire et de patrimoine à l’entreprise.
Dans tous les cas, les archives d’une entreprise doivent être consultables à tout moment par les utilisateurs.
L’internalisation de l’archivage en entreprise
Lorsque vous décidez d’internaliser l’archivage en entreprise, cela nécessite du temps et de la connaissance en matière des règles sur le sujet. Vous devez également disposer de lieux spécifiques et d’outils adaptés à cette opération.
Dans le cadre de l’internalisation d’archives en entreprise, différentes mesures sont à prendre en compte selon le type de documents à conserver. Dans le cas d’archives physiques par exemple, il est nécessaire de mettre en place une technique d’indexation et de classement. N’oubliez pas non plus d’instaurer une veille réglementaire. Pensez entre autres à respecter les conditions d’hygrométrie et de température en termes de stockage de documents. Afin de limiter les risques de feu, mettez en place un dispositif de protection contre les incendies.
S’il s’agit de recueils numériques, la définition d’une politique de gestion électronique des documents est de mise. Vous devez entre autres mettre en place une technique d’indexation et de classement ainsi que de recherche multicritères. N’oubliez pas non plus d’utiliser des outils de conservation à long terme, de choisir des infrastructures matérielles et logicielles répondant à vos besoins. La mise en place d’un système de sécurité est aussi de mise.
L’externalisation de l’archivage en entreprise
Dans le cadre de l’externalisation de l’archivage en entreprise, la première chose à faire est de déléguer cette tâche à un organisme spécialisé. Par la suite, son équipe met en place un SAE ou système d’archivage électronique. Vous pouvez aussi être amené à instaurer un système de gestion de contenus. Ce système vous permet de recevoir, de conserver et de communiquer des documents grâce à une plateforme informatique. C’est aussi un moyen de consulter facilement des archives dont vous avez besoin sur le moment.
En optant pour l’externalisation d’archivage en entreprise, vous bénéficiez d’une solution de conservation de documents sur mesure. Vous respectez entre les règlements en vigueur en matière d’archivage et profitez des dernières évolutions technologiques afin d’assurer le stockage de vos documents. Sachez qu’en externalisant le système d’archivage de votre entreprise, vous êtes libre d’opter pour un archivage électronique ou manuel. Tenez compte de votre budget avant de prendre une décision.
Bref, l’archivage en entreprise est indispensable. Selon les besoins de chaque entreprise, vous pouvez choisir d’internaliser ou d’externaliser l’archivage en entreprise. Quoi qu’il en soit, c’est une tâche qui nécessite un peu de temps et une connaissance sur la législation en termes de stockage de documents. Pour pouvoir vous concentrer sur votre activité, il est préférable d’opter pour l’externalisation d’archivage.