À l’ère où le nomadisme numérique et le télétravail sont courants, l’archivage physique des documents n’est plus d’actualité. En plus, ces documents sont difficiles à accéder, à gérer et à consulter. Ainsi, le passage à l’archivage électronique est devenu impératif. Découvrez dans cet article son mode de fonctionnement et les intérêts à l’adopter.
L’archivage électronique, comment fonctionne-t-il ?
Toute entreprise est légalement obligée de réaliser de l’archivage des documents. Le but est de détenir des pièces à valeur probante en cas de litiges ainsi que des pièces justificatives relatives aux opérations de l’entreprise en cas de contrôle fiscal. Ainsi, la loi prédétermine la durée de conservation des documents qui varie suivant leur nature. Voilà pourquoi chaque document possède son propre cycle de vie, de sa conception jusqu’à sa destruction.
Depuis l’année 2000, l’histoire de la gestion de l’entreprise a eu un grand tournant : l’écriture électronique et l’écrit sur support papier sont traités sur un même pied.
Pour que l’archivage électronique fonctionne correctement, il faut utiliser un système de gestion des archives appelé SAE (Système d’Archivage Électronique). Son but est d’assurer la conservation des archives dans leur état final avec un gage de pérennité, de confidentialité, de disponibilité et de réversibilité. D’ailleurs, pour que les archives aient une valeur intrinsèque, ils doivent respecter les principes suivants : intégrité, intelligibilité et authenticité.
Pour gérer les documents actifs et les archives courants, la GED (gestion électronique de documents) est nécessaire. Cet outil informatisé sert à organiser les contenus numériques vivants et modifiables. La GED contribue activement à l’échange et à la manipulation des informations.
Pourquoi opter pour l’archivage électronique ?
Plusieurs sont les raisons de préférer l’archivage électronique à l’archivage physique.
Dématérialiser les documents d’une entreprise présente des avantages d’ordre économique et écologique. Si vous disposez d’un volume remarquable de documents, sa manipulation et sa conservation ne représenteront plus une dépense ni en temps ni en argent. En 2022, tout peut être numérisé : contrats, factures, bons de commande, photos, vidéos, sons, etc. Vous craignez les risques d’erreurs et de fraudes ? L’existence de la signature électronique permet de les réduire.
À l’heure actuelle, la grande majorité de la communication BtoB s’effectue par le biais de l’électronique. Vos collaborateurs pourront chercher, trier ou partager un document en quelques clics, et ce, à tout moment. Le gain de productivité et d’efficacité est garanti. En plus, vos données numériques sont accessibles peu importe l’endroit où vos collaborateurs travaillent. Si besoin est, les contenus peuvent être restitués sur différents supports : papier, écran, projecteur, etc. En d’autres mots, la dématérialisation de vos données rend le télétravail possible et efficace.
Cela permet aussi de réduire le coût de la conservation des documents. Au lieu de louer une salle d’archives de 21 000 m², il vous faut tout simplement un disque SSD de 500 mégas octet ayant la taille de votre main. De cette manière, vous libérez de la place dans votre lieu de travail. En outre, vous n’avez plus à utiliser du papier (imprimer et envoyer).
Si vous décidez de stocker vos fichiers dans le cloud, vous ne craindrez plus la destruction d’information causée par un incendie ou une inondation. En plus, l’accès aux archives est contrôlé et tracé si bien que la sécurité ne sera point compromise.
Vous voulez numériser tous les documents de votre entreprise ? Confiez-vous uniquement aux archivistes professionnels comme l’entreprise ARCHIVO. Outre le traitement de fonds d’archives et l’accompagnement dans la gestion externalisée, ils numérisent et dématérialisent chacun de vos documents. Ils prennent même en main la destruction de vos documents, et ce, de manière sécurisée.
Pour vous familiariser avec la gestion de ces archives électroniques, ils proposent aussi une formation pour vos collaborateurs.