Le transfert d’entreprise, aussi appelé déménagement d’entreprise, requiert une main-d’œuvre qualifiée et une certaine expertise en logistique et en manutention. Contrairement au déménagement de maisons, cette opération laborieuse nécessite l’intervention d’un professionnel car le transport des documents, des matériels informatiques et du mobilier doivent faire l’objet d’un soin particulier. Comment se déroule le transfert d’entreprise ? Quelles sont ses étapes ? Le point ici.
Informer les employés
Après avoir déposé le préavis du bail commercial, la première étape à franchir est de prévenir vos employés au plus vite afin de les préparer psychologiquement. Il faut savoir que changer de local est un grand événement qui marquera leur vie professionnelle. Le changement de bureau affectera sans doute leur habitude de travail. Le fait de les prévenir permettra de mieux les préparer afin d’éviter les éventuels conflits et les réticences. Pour que tout ce passe sans encombre, vous pouvez même organiser une visite des nouveaux locaux et faire des enquêtes pour recueillir leurs avis et leurs ressentis.
Contacter une entreprise de déménagement
La deuxième étape est de faire appel à une entreprise de déménagement. En partant de cette idée, nous vous recommandons de solliciter l’entreprise Déménagement Pierre Crouzevialle, située à Saint-Cernin-de-Larche. Cette société est non seulement spécialisée dans le transfert d’entreprises, mais elle propose aussi un service de déménagement pour les particuliers, les administrations et les collectivités. Elle peut desservir toute la France. Par ailleurs, ses services incluent aussi la location de garde-meubles.
Entamer les formalités rattachées au changement d’adresse
En changeant de local, vous devrez informer le CFE, vos fournisseurs, vos prestataires ainsi que les divers organismes (Urssaf, caisses de prélèvement, courrier, téléphone, banque, etc.). Si besoin, vous pouvez vous faire aider par un expert-comptable pour le bon déroulement des procédures juridiques et fiscales. N’oubliez pas non plus de faire mention du transfert de votre entreprise sur votre site internet, vos cartes de visite et vos brochures.
Faire un planning
Pour éviter que le déménagement n’impacte la productivité de votre entreprise, pensez à faire un planning détaillé. Si vous dirigez une entreprise de grande taille, il se peut que le déménagement se fasse en deux temps. Pour ne rien oublier le jour J, nous vous conseillons de rédiger un cahier des charges détaillé.
Tri des objets
Le déménagement est une bonne occasion pour faire le tri de vos objets. Classez les affaires et les meubles qui ne servent plus ou qui sont devenus obsolètes au fil du temps. Cela permettra de faciliter et d’accélérer la manutention et la logistique.
Manutention du matériel professionnel
La manutention du matériel professionnel est du ressort des professionnels. Ce sont aux déménageurs de définir les équipements à transporter en premier. D’une manière générale, un professionnel en logistique et en déménagement commencera par empiler et emboîter le mobilier : bureau, chaise, armoire, caisson de rangement, etc. Ensuite, il transportera l’ensemble du parc informatique : ordinateurs, scanners, imprimantes, serveurs, etc.
Ce qu’il faut faire une fois le déménagement terminé
Une fois le transfert terminé, il ne faut pas négliger ces deux étapes.
Le dressage de l’inventaire
Lorsque le déménagement prend fin, dressez un inventaire précis du mobilier, du matériel informatique et des documents et autres affaires professionnels. Cette étape est effectuée à titre préventif afin d’éviter les oublis. Assurez-vous également que les équipements électriques et informatiques fonctionnent correctement et qu’ils n’ont subi aucun dommage avant, pendant et après le chargement et le déchargement.
Le nettoyage des anciens locaux
Il est aussi préférable de nettoyer vos anciens locaux pour des raisons d’ordre éthique. Nous vous conseillons de confier cette tâche à des professionnels.
Quelques détails à savoir sur le transfert de votre entreprise
Le préavis de départ d’un bail commercial est de 6 mois avant le déménagement. Le changement d’adresse, quant à lui, doit être fait un mois avant la date fatidique.