Selon la loi, les entreprises peuvent s’occuper elles-mêmes de leur comptabilité ou les confier à un professionnel. Le plus important est qu’elles possèdent une tenue des comptes à jour. Cependant, pour réduire les dépenses, l’externalisation est une solution à préconiser. En suivant cet article, découvrez davantage sur cette stratégie.
Plusieurs options d’outsourcing au choix
En décidant d’externaliser la saisie comptable de votre entreprise, vous avez le choix entre deux méthodes. D’une part, il y a l’externalisation intégrale de la comptabilité qui consiste à confier à un prestataire tout ce qui concerne le domaine : arrêté des comptes mensuels, saisie des comptes annuels, etc. Vous pouvez lui demander de faire un reporting et de réaliser les tâches de consolidation. Cette formule inclut également une option conseil en ce qui concerne la croissance de l’entreprise sur le plan financier. Si nécessaire, un audit est réalisé pour identifier vos besoins financiers. Le plus grand avantage de cette stratégie d’externalisation de comptabilité est que vous pouvez vous concentrer sur d’autres branches d’activités de la société. Le prestataire qui s’occupe de cette opération peut aussi vous envoyer un rapport journalier si besoin est.
D’autre part, on retrouve la saisie comptable simplifiée. Il s’agit de confier une partie de l’opération comptable de l’entreprise à un prestataire. Un expert-comptable en interne suit de près la transaction pour veiller au bon déroulement des tâches. Par ailleurs, il prend en charge l’élaboration des provisions, des comptes annuels et du bilan annuel. Cela doit être réalisé dans le respect du plan comptable. Par rapport à la première méthode d’outsourcing précédente, celle-ci est moins onéreuse. Cependant, elle fait gagner un temps précieux à l’entreprise.
Déroulement de la mise en place de l’externalisation de comptabilité
Pour mener à bien l’externalisation de comptabilité, certains éléments sont à prendre en compte, à commencer par la définition de vos besoins. Pour ce faire, le donneur d’ordre doit étudier la stratégie utilisée à l’instant T pour la saisie comptable de la société. Il doit aussi vérifier les différentes méthodes existantes pour réaliser une mise à jour si besoin est.
Après cela, il sera plus facile de déterminer les tâches à confier au professionnel et celles à réaliser en interne. Veillez à déléguer les missions complexes à votre personnel en interne. Cela vous permet de ne pas gaspiller trop de ressources. Par contre, il est aussi possible de laisser l’intégralité des opérations à un prestataire.
Vient après la définition du coût réel de l’outsourcing. Pour ce faire, analysez les coûts engendrés par la sous-traitance de la gestion comptable. Cela concerne les frais relatifs à la mise en place d’un comité de suivi des opérations, à la recherche du prestataire, aux coûts actuels de la gestion de comptabilité et aux honoraires du prestataire.
Vous pouvez maintenant passer au choix du prestataire. Privilégiez un sous-traitant disposant d’une solide expérience dans le domaine. N’hésitez pas non plus à prendre des références auprès de vos entreprises partenaires ou de vos connaissances. Vérifiez également que le prestataire que vous avez sélectionné est bien équipé pour mener à bien la gestion comptable de votre entreprise. Une fois que vous avez trouvé le bon prestataire, établissez le contrat d’externalisation de la saisie comptable. Il doit comporter les obligations et les engagements de chaque partie. Ce bail doit aussi indiquer les différentes tâches déléguées, les délais de livraison et les besoins du donneur d’ordre. Le but de ce contrat est de déterminer à l’avance les missions de chaque partie afin d’éviter des malentendus.
Bref, pour gagner du temps et réduire les dépenses, l’externalisation de comptabilité est une solution à adopter au niveau des TPE et PME. Cependant, veillez à bien vous organiser afin d’éviter la perte de données.