Un budget équilibré est essentiel pour le succès et la pérennité de toute association. C’est un outil de gestion qui permet de planifier et de contrôler les finances, en veillant à ce que les ressources soient allouées de manière efficace et stratégique. Découvrez dans ce guide, les 9 étapes essentielles pour établir un budget équilibré pour votre association !
Évaluez les revenus existants
La première étape consiste à évaluer les revenus existants de votre association avec l’aide d’un expert-comptable. Cela inclut :
- les cotisations des membres ;
- les dons ;
- les subventions gouvernementales ;
- les revenus de collecte de fonds ;
- les revenus de programmes ou de services, etc.
L’objectif est d’avoir une vue d’ensemble de toutes les sources de revenus de l’association afin de pouvoir planifier en conséquence.
Estimez les dépenses prévues
Il est nécessaire d’estimer les dépenses prévues de l’association. Cela comprend les coûts de fonctionnement tels que :
- les salaires du personnel ;
- les frais généraux ;
- les frais de location ou d’entretien ;
- les dépenses liées aux programmes ou aux services offerts par l’association.
Afin d’éviter les surprises et les déficits budgétaires imprévus, il est crucial d’être réaliste et précis lors de l’estimation des dépenses, tout en tenant compte de l’état financier de l’association pour s’assurer de la viabilité des prévisions budgétaires.
Identifiez les priorités et les objectifs
Une fois que vous avez une vue d’ensemble de vos revenus et de vos dépenses, il est temps d’identifier les priorités et les objectifs de votre association. Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes :
- Quels sont les programmes ou les services qui nécessitent le plus de financement ?
- Quels sont les objectifs à court et à long terme de l’association ?
En déterminant clairement vos priorités et vos objectifs, vous pourrez allouer vos ressources de manière stratégique pour atteindre vos buts.
Établissez un plan financier détaillé
Sur la base de vos évaluations de revenus et de dépenses, ainsi que de vos priorités et objectifs, il est temps d’établir un plan financier détaillé pour votre association. Ce document doit inclure :
- un budget annuel qui répartit les revenus et les dépenses par mois ou par trimestre ;
- des prévisions financières à plus long terme pour aider à planifier les futurs besoins financiers de l’association.
Assurez-vous que votre plan financier soit réaliste et flexible et qu’il soit régulièrement révisé et mis à jour en fonction des changements dans l’environnement financier de l’association.
Surveillez et ajustez régulièrement votre budget
Pour un meilleur résultat, surveillez quotidiennement l’exécution de votre budget et ajustez-le en conséquence. Cela implique de :
- comparer continuellement les revenus et les dépenses réels par rapport aux prévisions budgétaires ;
- identifier les écarts et les tendances ;
- prendre des mesures correctives si nécessaire.
Notez que la gestion financière de votre association doit être un processus continu et itératif, avec une attention constante portée à l’équilibre financier et à la viabilité de l’organisation.
Impliquez les parties prenantes
Impliquer les parties prenantes dans le processus budgétaire permet d’assurer leur soutien et leur engagement envers le budget de l’association. Ces parties prenantes sont :
- les membres de l’association ;
- les bénéficiaires des programmes ou des services ;
- les donateurs ;
- les partenaires communautaires, etc.
En les consultant et en les informant sur les décisions budgétaires, vous pouvez obtenir des perspectives précieuses et renforcer la transparence et la confiance au sein de l’organisation.
Revoyez les politiques financières et les procédures
Revoir régulièrement les politiques financières et les procédures de votre association permet de vous assurer qu’elles sont conformes aux meilleures pratiques et aux réglementations en vigueur, y compris celles relatives à la production de rapports de taxes. Dans cette optique, tenez compte des points suivants :
- les politiques sur la gestion des fonds ;
- la gouvernance financière ;
- les contrôles internes ;
- la gestion des risques, etc.
En mettant à jour et en renforçant vos politiques financières et vos procédures, vous renforcez la gestion financière de l’association tout en réduisant les risques de fraude ou de mauvaise gestion.
Diversifiez les sources de revenus
Pour réduire la dépendance à l’égard de certaines sources de revenus et renforcer la stabilité financière de votre association, vous devez diversifier vos sources de revenus autant que possible. Cela peut impliquer :
- la recherche de nouvelles subventions ou sources de financement ;
- le développement de partenariats avec d’autres organisations ;
- l’exploration de possibilités de revenus autonomes (les produits ou services payants, etc.).
En diversifiant vos sources de revenus, vous pouvez mieux résister aux fluctuations économiques et aux changements dans le financement.
Planifiez pour l’avenir
Planifiez pour l’avenir en anticipant les besoins financiers futurs de votre association. Pour ce faire, tenez compte des points suivants :
- la constitution de réserves financières pour faire face aux imprévus ou aux périodes de difficultés économiques ;
- la planification de projets ou d’initiatives à long terme qui nécessitent un financement pluriannuel ;
- alliez-vous à un service de comptabilité pour vous guider dans les bonnes pratiques à suivre.